귀금속 재고 오차 — 재고 차이·분실 확인·귀금속프로그램
재고가 안 맞을 때 어디부터 뒤져야 하는지. 함께 찾는 재고 차이·분실 확인·감량도 정리했습니다. 귀금속 재고관리 — 무게·순도별 재고와 실사, 분실·오차 잡기.
귀금속 재고 오차, 귀금속프로그램 장부부터 다시 본다
금은방이나 금거래소를 하다 보면 월말 실사에서 장부와 실제 재고가 안 맞는 날이 온다. 몇 돈이 비거나, 반대로 장부에 없는 물건이 나온다. 이럴 때 제일 먼저 의심하는 게 사람인데, 순서가 틀렸다. 귀금속프로그램에 찍힌 입출고 기록부터 거꾸로 훑는 것이 먼저다. 사람을 의심하는 건 기록을 다 뒤진 다음의 일이다. 재고 오차는 대부분 한 덩어리로 오지 않는다. 작은 차이가 몇 달 쌓여 있다가 실사할 때 한꺼번에 드러난다. 그래서 "이번 달에 무슨 일이 있었나" 만 보면 답이 안 나온다. 마지막으로 장부와 실물이 맞았던 시점이 언제인지부터 잡고, 거기서부터 앞으로 훑어야 한다. 프로그램을 쓰고 있다면 이 작업이 몇 분이면 된다. 손으로 적는 장부라면 며칠이 걸린다. 재고관리 프로그램을 쓰는 이유의 절반은 사실 이 순간을 위한 것이다.
재고 차이가 나면 제일 먼저 볼 곳 — 단위와 순도
실무에서 가장 흔한 재고 불일치 원인은 도난이 아니라 **단위와 순도 환산**이다. 돈·그램·온스가 섞여 들어가거나, 14K·18K·24K를 순금 환산 없이 한 칸에 더해 놓은 경우다. 1돈은 3.75g인데 3.75를 3.7로 반올림해 입력해 온 매장은, 거래 500건이면 오차가 눈에 보일 만큼 쌓인다. 특히 위험한 건 14K와 18K다. 18K는 순금 함량이 75%, 14K는 58.5%다. 매입할 때는 순금 환산 중량으로 계산하고 재고에는 총중량으로 올려 두면, 장부상 순금량과 실제 순금량이 계속 벌어진다. 반대로 하면 반대로 벌어진다. 어느 쪽이든 실사 때 "왜 이만큼이 비지" 가 된다. 그래서 재고를 볼 때는 항상 두 칸을 같이 봐야 한다. 총중량과 순금 환산 중량이다. 한 칸만 관리하는 매장은 오차가 나도 어디서 났는지 못 찾는다.
감량은 손실이 아니라 기록해야 할 항목이다
세공·수리·정련 과정에서 금은 줄어든다. 이걸 감량이라고 부른다. 광내기, 사이즈 조절, 땜, 정련 — 각 공정마다 줄어드는 정도가 다르고, 같은 공정이라도 업체와 물건에 따라 다르다. 그래서 "감량률이 몇 퍼센트다" 라고 딱 잘라 말할 수 없다. 거래하는 세공소마다, 물건마다 다르다. 중요한 건 숫자가 아니라 **기록 여부**다. 세공소에 10돈을 보내 9.8돈이 돌아왔다면, 그 0.2돈은 어디로 갔는지 장부에 항목으로 남아 있어야 한다. 감량 칸이 없는 장부는 이 0.2돈을 그냥 사라지게 만든다. 그리고 몇 달 뒤 실사에서 "몇 돈이 빈다" 로 나타난다. 감량을 계속 기록해 두면 부수 효과가 하나 더 생긴다. 세공소별 평균 감량이 쌓인다. 어느 집이 유독 많이 줄여 오는지가 숫자로 보인다. 이건 따지자는 얘기가 아니라, 우리 매장의 정상 범위를 아는 것이다. 정상 범위를 모르면 비정상도 못 알아본다.
분실 확인 전에 확인할 것 — 위치가 바뀐 물건
"없어졌다" 로 결론 내기 전에 물건이 매장 안에 그냥 다른 자리에 있는 경우가 많다. 진열장에서 금고로 옮겼는데 기록을 안 했거나, 수리 맡긴 물건이 아직 안 돌아왔거나, 고객이 맡겨 놓은 물건이 우리 재고에 섞여 들어갔거나 하는 식이다. 특히 세공소·감정원에 나가 있는 물건이 문제다. 물리적으로 매장에 없으니 실사할 때 안 잡히고, 장부에는 재고로 남아 있다. 이게 재고 차이의 상당 부분을 차지한다. 그래서 실사표에는 "매장 내 재고" 와 "외부 반출 재고" 를 따로 두어야 한다. 한 칸으로 합치면 매번 안 맞는다. 위탁·전시 물건도 같다. 우리 물건인데 우리 매장에 없는 상태다. 이걸 구분하지 않은 채로 세면, 셀 때마다 결과가 다르게 나온다.
재고 불일치를 찾아내는 순서
무작정 전부 다시 세는 건 시간만 쓴다. 순서가 있다. 먼저 **품목을 좁힌다.** 전체 재고에서 몇 돈이 빈다고만 알면 못 찾는다. 14K 반지에서 나는지, 24K 골드바에서 나는지, 순금 목걸이에서 나는지를 갈라야 한다. 오차가 특정 품목군에만 있으면 원인도 그 품목의 처리 방식에 있다. 여러 품목에 골고루 퍼져 있으면 단위 환산이나 입력 규칙 쪽 문제일 가능성이 크다. 다음은 **기간을 좁힌다.** 마지막으로 맞았던 실사 날짜와 지금 사이를 절반으로 자르고, 중간 시점의 재고를 계산해서 어느 쪽 구간에서 벌어졌는지 본다. 이걸 두세 번 반복하면 대개 몇 주 단위까지 좁혀진다. 구간이 좁아지면 그 기간 전표만 보면 되니 일이 확 줄어든다. 마지막이 **전표 대조**다. 좁혀진 기간의 매입·매출·세공 전표를 실물 흐름과 하나씩 맞춰 본다. 여기까지 왔는데도 설명이 안 되는 중량이 남으면, 그때가 분실을 의심할 시점이다. 이 순서를 건너뛰고 처음부터 사람을 의심하면, 실제로는 환산 오류였던 일로 직원을 잃는다.
실사는 얼마나 자주 해야 하나
정답은 매장마다 다르다. 거래량이 많고 세공 반출이 잦으면 자주, 골드바 위주로 회전이 느리면 덜 자주 해도 된다. 다만 기준 하나는 공통이다. **오차를 찾아낼 수 있는 간격**이어야 한다. 1년에 한 번 실사하면 오차가 나도 12개월치 전표를 뒤져야 한다. 사실상 못 찾는다. 한 달에 한 번이면 뒤질 전표가 한 달치다. 찾을 수 있는 양이다. 그래서 실사 주기는 "얼마나 정확히 관리하고 싶은가" 가 아니라 "오차가 났을 때 추적할 수 있는가" 로 정하는 게 맞다. 전수 실사가 부담이면 순환 실사도 방법이다. 품목군을 나눠 매주 한 군씩 돌면, 한 달이면 전체가 한 바퀴 돈다. 매장 문 닫고 하루 종일 세는 것보다 부담이 적고, 오차 발견은 오히려 빠르다.
재고관리 프로그램이 실제로 줄여 주는 오차
프로그램을 쓴다고 오차가 없어지지는 않는다. 잘못 입력하면 프로그램도 잘못된 숫자를 들고 있다. 다만 줄어드는 오차 유형이 분명히 있다. **계산 오차**가 먼저 사라진다. 돈↔그램 환산, 순도별 순금 환산, 시세 곱하기 중량 — 사람이 하면 틀리는 계산을 기계가 한다. 앞서 말한 3.75를 3.7로 쓰는 종류의 실수가 안 생긴다. **이력이 남는 것**이 그다음이다. 언제 누가 어떤 물건을 어떻게 처리했는지가 남으면, 기간을 좁히는 작업이 검색 몇 번으로 끝난다. 손 장부로 며칠 걸리던 일이다. 오차를 못 찾는 매장의 대부분은 오차가 커서가 아니라 추적할 기록이 없어서다. **외부 반출 상태 관리**도 프로그램 쪽이 낫다. 세공소에 나간 물건을 상태값으로 걸어 두면 실사표에서 자동으로 빠지거나 별도로 잡힌다. 손으로 하면 매번 빠뜨린다.
오차를 줄이려면 습관 세 가지
첫째, **입고 시점에 잰다.** 나중에 재겠다고 미루면 그 물건은 영원히 정확한 중량을 못 갖는다. 매입한 그 자리에서 저울에 올리고 그 숫자를 기록에 넣는다. 둘째, **반출은 무게를 적어 보내고 무게를 적어 받는다.** 세공소에 보낼 때와 받을 때 중량을 둘 다 기록하면 감량이 저절로 잡힌다. 한쪽만 적으면 차이가 안 보인다. 셋째, **오차가 났을 때 덮지 않는다.** 몇 푼 안 되니 다음에 맞추자고 넘긴 오차는 다음 달에 더 커져서 온다. 작을 때 원인을 찾으면 몇 분이고, 쌓인 뒤에 찾으면 며칠이다.
자주 묻는 질문
재고가 안 맞는데 얼마까지가 정상 오차인가요?**
매장마다 다릅니다. 거래량·취급 순도·세공 반출 빈도에 따라 정상 범위가 다르기 때문에, 남의 매장 기준을 가져다 쓸 수 없습니다. 대신 우리 매장의 실사 결과를 몇 회 쌓아 두면 평소 오차 범위가 보입니다. 그 범위를 벗어난 달이 들여다볼 달입니다. **
14K·18K가 섞여 있는데 재고를 어떻게 세야 하나요?**
총중량과 순금 환산 중량을 따로 관리하는 것이 기본입니다. 순도별로 칸을 나눠 세고, 순금 환산 합계를 따로 냅니다. 순도가 다른 물건을 총중량으로만 더하면 그 숫자는 시세 계산에도 못 쓰고 오차 추적에도 못 씁니다. **
세공소에서 감량이 많이 나온 것 같은데 어떻게 확인하나요?**
보낸 중량과 받은 중량을 매 건 기록해 두는 것 말고는 방법이 없습니다. 기록이 쌓이면 그 세공소의 평균 감량이 나오고, 이번 건이 평소보다 많은지 아닌지를 숫자로 말할 수 있습니다. 기록 없이 감으로 따지면 대화가 안 됩니다. **
실사에서 물건이 안 보이면 바로 분실 처리해야 하나요?**
아닙니다. 외부 반출(세공·감정·수리) 중인지, 위탁·전시로 나가 있는지, 매장 내 다른 보관 위치로 옮겨졌는지를 먼저 확인합니다. 그다음 해당 기간 전표를 대조합니다. 이 과정을 다 거치고도 설명되지 않는 중량이 남았을 때가 분실을 검토할 시점입니다.